O lixo do condomínio pode entregar informações a criminosos? Entenda o risco

Quando pensamos em segurança condominial, normalmente lembramos de câmeras, controle de acesso, portões, biometria, vigilância e treinamento da portaria.

Entretanto, existe outro ponto que pode passar despercebido: as informações que o próprio condomínio descarta no lixo.

Uma folha que parece não ter mais utilidade pode conter nomes de moradores, números de apartamentos, telefones, informações sobre funcionários, prestadores de serviço, rotinas administrativas ou até detalhes relacionados à segurança do prédio.

Nas mãos erradas, pequenas informações podem ser combinadas e utilizadas para tornar uma tentativa de golpe muito mais convincente.

Quadrilhas estão procurando informações no lixo

O tema ganhou destaque recentemente em reportagem do Balanço Geral, da Record.

Segundo a reportagem, investigações identificaram criminosos interessados em informações encontradas nos resíduos de condomínios, incluindo documentos administrativos e atas de assembleias.

Dependendo do conteúdo, esses materiais podem revelar detalhes sobre moradores, unidades, procedimentos internos e até vulnerabilidades relacionadas à segurança.

Por que essas informações podem ser perigosas?

Um dado isolado nem sempre parece importante.

Saber apenas o nome de um morador, por exemplo, dificilmente seria suficiente para acessar um condomínio.

O problema surge quando diferentes informações são reunidas.

Imagine que alguém consiga descobrir:

• nome completo de um morador;
• número do apartamento;
• nome de um funcionário do condomínio;
• nome de uma empresa prestadora de serviço;
• data de uma manutenção programada;
• nome do síndico;
• procedimentos utilizados pela portaria.

Com essas informações, uma abordagem pode parecer muito mais legítima.

Um criminoso pode, por exemplo, entrar em contato afirmando conhecer determinado funcionário, mencionar corretamente o nome de um morador ou alegar estar realizando um serviço que realmente estava previsto.

Esse tipo de manipulação é conhecido como engenharia social: em vez de atacar diretamente uma fechadura, câmera ou sistema eletrônico, o criminoso tenta convencer uma pessoa a liberar o acesso ou fornecer outra informação importante.

Atas de assembleia também merecem atenção

Atas de assembleia são documentos importantes para a vida condominial, mas podem conter muito mais informações do que aparentam.

Dependendo de como são elaboradas, podem incluir nomes de moradores, números de unidades, discussões sobre problemas estruturais, falhas em equipamentos, mudanças em procedimentos internos e decisões relacionadas à segurança.

Isso não significa que atas devam deixar de existir ou que informações necessárias devam ser omitidas indiscriminadamente.

O ponto é outro: documentos internos precisam ser tratados como documentos internos, inclusive no momento do descarte.

O lixo também faz parte da segurança da informação

Segurança da informação não termina quando um documento deixa de ser útil.

Enquanto uma folha contém dados legíveis, a informação continua existindo.

Por isso, jogar documentos inteiros diretamente no lixo comum pode representar um risco desnecessário.

A Autoridade Nacional de Proteção de Dados, a ANPD, inclusive registra entre os tipos de incidentes de segurança ocorrências relacionadas a engenharia social, divulgação indevida de dados pessoais e descarte incorreto de documentos ou dispositivos.

Quais documentos merecem atenção especial?

Na prática, qualquer documento que permita identificar pessoas, unidades ou procedimentos internos merece uma análise antes do descarte.

Alguns exemplos são:

• listas de moradores;
• listas de telefones;
• planilhas da portaria;
• cadastros de visitantes;
• cadastros de veículos;
• atas de assembleia;
• orçamentos contendo dados de contato;
• ordens de serviço;
• relatórios de manutenção;
• documentos de funcionários;
• impressões de e-mails;
• etiquetas de encomendas;
• documentos contendo CPF, telefone ou endereço;
• anotações relacionadas a senhas ou procedimentos de acesso.

Até uma etiqueta de encomenda pode revelar informações

A preocupação não precisa ficar restrita aos documentos administrativos.

Embalagens recebidas pelos moradores normalmente possuem etiquetas com informações como nome completo, endereço, número do apartamento, telefone ou dados do remetente.

Dependendo da combinação dessas informações, elas podem ajudar alguém a conhecer melhor a rotina de uma unidade.

Por isso, moradores também podem adotar o hábito de remover ou inutilizar etiquetas antes de descartar caixas e embalagens.

Destruir antes de descartar

Uma medida simples pode reduzir significativamente esse tipo de exposição: tornar a informação ilegível antes que o documento chegue ao lixo.

Documentos sensíveis podem ser fragmentados em uma trituradora de papel ou destruídos de forma que nomes, números, telefones e outras informações não possam ser facilmente reconstruídos.

Em condomínios com grande volume documental, também pode ser considerada a contratação de empresas especializadas em descarte seguro de documentos.

A portaria também precisa estar preparada

Mesmo com cuidado no descarte, nenhuma informação deve ser considerada uma autorização de acesso.

Saber o nome do morador, o apartamento ou o nome de um funcionário não prova que uma pessoa esteja autorizada a entrar.

Por isso, procedimentos da portaria precisam ser seguidos independentemente de quanto o visitante aparentemente conhece sobre o condomínio.

Algumas regras simples ajudam:

• confirmar visitas diretamente com o morador;
• não liberar entrada apenas porque a pessoa conhece nomes ou apartamentos;
• validar prestadores pelos canais oficiais;
• desconfiar de pedidos de exceção ou urgência;
• não fornecer informações sobre moradores pelo interfone ou telefone;
• registrar situações suspeitas.

Cuidado também com informações fornecidas por telefone

A mesma lógica pode ser utilizada fora da portaria.

Uma pessoa liga para o condomínio e pergunta:

"O João do 82 ainda mora aí?"

ou:

"A empresa que faz a manutenção dos elevadores continua sendo aquela mesma?"

Perguntas aparentemente inocentes podem servir para confirmar dados que serão utilizados posteriormente em uma abordagem.

Funcionários devem evitar fornecer informações sobre moradores, rotinas ou prestadores para pessoas cuja identidade não possa ser confirmada.

Segurança física e segurança da informação estão cada vez mais próximas

Um condomínio pode possuir câmeras modernas, reconhecimento facial e fechaduras eletrônicas e ainda assim ser vulnerável se informações internas forem facilmente obtidas.

Em outros casos recentes divulgados pela Record, criminosos conseguiram enganar portarias utilizando identidades falsas e informações convincentes sobre moradores e funcionários.

Isso demonstra que equipamentos são importantes, mas processos e pessoas continuam sendo uma parte fundamental da segurança.

O que o condomínio pode fazer na prática?

Algumas medidas podem ser incorporadas à rotina sem grandes investimentos:

• definir quais documentos precisam ser destruídos antes do descarte;
• instalar trituradora de documentos na administração ou portaria;
• orientar funcionários sobre proteção de informações;
• revisar o conteúdo de documentos que circulam internamente;
• evitar exposição desnecessária de dados pessoais;
• orientar moradores sobre etiquetas de encomendas;
• revisar periodicamente os procedimentos da portaria;
• registrar tentativas de acesso ou abordagens suspeitas;
• limitar o acesso a documentos internos somente a quem realmente precisa deles.

Registro também faz parte da prevenção

Tentativas de acesso suspeitas, pessoas se passando por prestadores e abordagens incomuns não deveriam depender apenas da memória dos funcionários.

Quando uma situação é registrada, a administração consegue identificar recorrências e compartilhar informações com a equipe.

É justamente nesse tipo de organização operacional que uma ferramenta como o DeskVizin pode ajudar.

Ocorrências podem ser registradas com data, descrição, unidade relacionada, anexos e histórico das providências adotadas.

Assim, uma tentativa suspeita observada por um funcionário deixa de ser apenas uma conversa informal e passa a fazer parte do histórico operacional do condomínio.

Segurança começa antes do portão

A segurança de um condomínio não depende apenas da barreira física que separa a rua das áreas internas.

Ela começa na forma como informações são criadas, compartilhadas, armazenadas e finalmente descartadas.

Uma folha jogada no lixo pode parecer irrelevante para quem a descartou, mas pode representar uma peça importante para quem está tentando compreender a rotina do condomínio.

Por isso, a orientação é simples: se uma informação não deveria estar disponível para qualquer pessoa, ela também não deveria chegar ao lixo de forma legível.

Este conteúdo possui caráter informativo. Procedimentos de segurança devem ser avaliados conforme a realidade de cada condomínio e, quando necessário, com o apoio de profissionais especializados.